Успеть за 24 часа: жесткий план и распорядок дня

29 апреля 2015 - Наталья Белякова
Успеть за 24 часа: жесткий план и распорядок дня

Почему одни из нас успевают всё, а другие доделывают дела в последний момент и постоянно загружены срочной работой? Кто и что отнимает у нас время, которое так незаметно летит? Как оптимально распланировать день, чтобы успевать делать в два раза больше и освобождать время на личные дела? Давайте разбираться и отвечать на эти вопросы вместе.

Воры времени

• «У меня один маленький вопрос, я не отвлекаю?» — казалось бы, безобидная фраза, сказанная коллегой / другом / начальником, которая не должна повлечь за собой дополнительной нагрузки и ответственности. Но. Пока вам кажется, что такие «маленькие, безобидные» вопросы можно быстро решить и не откладывать и что не стоит беспричинно и грубо отказывать в «маленькой» помощи, время уже «украдено», а от основных дел вас уже отвлекли. Это люди, которые считают, что ваше время менее ценно, чем их, а обязанности и дела ваши не так уж и важны и могут подождать из-за их собственного «маленького вопроса». Поэтому собираем всю силу и безжалостность в кулак и смело говорим в лицо таким ворам: «Сейчас я занят. Подойдите, пожалуйста, в 3 часа, у меня будет 10 минут ответить на все Ваши вопросы». Со временем подобные персонажи немного приучатся к порядку, а, по меньшей мере, перестанут часто и беспричинно отвлекать.

• «Моя дверь всегда открыта для вас» — знакомая фраза, не правда ли? И звучит позитивно, и располагает к общению, и говорит о вас, как о дружелюбном человеке, коллеге или начальнике, готовом помочь всем и всегда. Так вот, запомните, что открывая свою дверь нараспашку, вы, кроме всего прочего, даете зеленый сигнал «ворам времени». Поверьте, таких сотрудников найдется много: «Есть минутка?», «Можно тебя отвлечь?», «Ты не мог бы посмотреть?», «Сделай, пожалуйста, быстренько вот это …», «Мне нужна твоя помощь» и пр. Заметьте, что снижается не только ваша собственная продуктивность, но и продуктивность коллег и подчиненных, которые по каждому вопросу нуждаются в совете. Напустите на себя занятой и серьезный вид, если ситуация совсем запущена, «закройте дверь», станьте недоступным. Ведь прекрасно понимаете, что большинство вопросов могут решиться без вашей помощи, и это лишь поспособствует повышению производительности.

• Брать трубку всегда и везде, независимо от того, кто звонит и удобно ли вообще разговаривать – тем самым вы отдаете контроль над своим временем чужому человеку. Никакие законы и никакая мораль не заставляет брать трубку тогда, когда вы не хотите, а тем более не можете взять по каким-либо личным и срочным обстоятельствам. Подумайте сами, сколько из таких «срочных» звонков по-настоящему стоили того, чтобы ответить на них незамедлительно? Очень немного звонков могут оказать действительно важное влияние на состояние дел и ситуацию, но зато практически все они делают одно: крадут время, отрывая от важных задач и сбивая с мысли. Приведу по этому случаю немного неприятную, но правдивую цитату автора деловых книг по бизнесу Дэна Кеннеди: «…пару слов для бизнесменов, продавцов и моих бедных загнанных параноидальных коллег, которые истово верят, что должны в любую секунду немедля отвечать каждому клиенту и потенциальному клиенту, чтобы тот, не дай бог, не набрал следующий номер. Если вас настолько легко заменить, если вы настолько обыденный и непримечательный товар, то ваши проблемы гораздо, гораздо серьёзнее, чем те, которые можно решить разговорами по телефону в уборной».

• Мне нравится одно замечание о том, что у успешных людей существует своя система оценки возможных коллег, партнеров по бизнесу, подчиненных и др., в которую входит один пункт – «пунктуальность». Пунктуальность является одним из индикаторов порядочности человека, как бы банально это ни звучало. Неспособность придти на встречу вовремя, следовать запланированным задачам и графику говорит о вас как о человеке, с котором не стоит иметь никаких дел. Не позволяйте себе входить в эту группу непорядочных людей, не уважающих ни своё, ни чужое время, дисциплинируйте себя и не теряйте время попусту.

Если вы сможете избавиться лишь от вышеперечисленных воров времени, то станете замечать, как обычные каждодневные задачи отнимают его всё меньше и почувствуете уверенность от возможности контролировать свой распорядок дня. Несколько советов по распорядку дня, которые наилучшим образом подкрепят вашу продуктивность:

o Утро – научитесь вставать раньше обычного времени для того, чтобы хотя бы мысленно, без суеты срочных сборов составить план дел на день. Это помогает сконцентрироваться на важных делах и настроить себя на рабочий лад, а кроме того, не терять первый час-два на рабочем месте на мелкие задачи, постепенно определяя, что из этого всего самое срочное.

o Мелочи – из первого совета, как видите, следует второй: не теряйте время с утра на работе на мелкие неважные дела, как то проверка электронной почты и обсуждение с коллегами событий прошедшего вечера. Придя на работу, сделайте в первую очередь самое главное и важное.

o Обед – согласитесь, после обеденного перерыва особенно нелегко возвращаться к рабочим обязанностям. Но и это время можно использовать продуктивно: подумайте о том, что уже сделано в первой половине дня и что следует доделать, подкорректировать или закончить. Подобные мысли о результатах проделанного могут послужить хорошей мотивацией на вторую половину дня.

o Рутина – если утро подходит для активной мозговой деятельности, генерирования идей и работы над сложными и важными делами, то послеобеденное время следует использовать для переключения на другую деятельность: на рутину. Например, проводить совещания или командное обсуждение проекта. Коллеги, работающие над одной задачей, могут отлично мотивировать друг друга.

o Вечер – перед уходом с работы составьте план дел на следующий день и мысленно отключите рабочий режим. Оставьте вечер полностью свободным для собственного отдыха, встреч с друзьями и похода в бассейн или спортзал.

И, наконец, делаем так, чтобы каждодневные дела отнимали минимально времени, тем самым освобождая максимально больше на личные дела.

 Идеальный список дел – существуют должности, в которых обязанности расписаны по минутам и часам и любое отхождение от данного плана может привести к серьезным последствиям, например, инженеры, работники конвейера, водители, пилоты и др. Так и вам следует расписать задачи на день, во-первых, по приоритетности, а, во-вторых, по времени, которое будет на них затрачено.

 Определите для себя, сколько именно сегодня вы готовы посвятить работе над важными задачами – 4-6 часов, а, может быть, и все 12. Если вы понимаете, что сегодня никак не удается сосредоточиться на главном и понять, что делать, то лучше отложить эти задачи на более продуктивное время и заняться той же рутиной, которая не требует серьезных решений.

 Переключайтесь от главной задачи, делайте небольшие перерывы. Наш мозг не в состоянии концентрироваться на чем-то одном больше, чем на 40 минут. Мысли сами уходят в другое русло, и теряется фокус, а на постоянное восстановление вы тратите больше времени, чем могли бы себе позволить, например, сделав пятиминутный перерыв.

 Проверьте список запланированных на день задач: если одно из приоритетных дел не сделано, то лучше его доделать, чем переносить в графу «важное и срочное». Управляйте своим днем самостоятельно, не позволяйте обстоятельствам выйти из-под контроля и управлять вами.

Такие маленькие и незначительные, на первый взгляд, шаги при эффективном применении могут помочь максимально использовать и экономить личное и рабочее время.

Как Вы справляетесь с проблемой нехватки времени?

Похожие статьи:

В России10 фраз, которые никогда не скажет сильный управленец

В РоссииКак устранять препятствия и получать результат

В РоссииКак мыслят лидеры

В РоссииПочему и зачем нужен ремонт в квартире?

Культура10 способов перестать откладывать дела в долгий ящик

Рейтинг: 0 Голосов: 0 1630 просмотров
Комментарии (0)

Нет комментариев. Ваш будет первым!

 
Облако тегов
Пенсия Депутаты Семья Заводоуковск виды Рейтинг Губернатор Спорт Авто Работа Пособие по уходу за ребенком Заводоуковск Технологии Лекарства Бизнес Тюмень Прямая линия Дети Работодатели Отчетность Сибирь Деньги Сми Бухгалтера Пособия Пособие до полутора лет Почта росии Материнский (семейный) капитал Обучение Банк Пфр Владимир путин Беженцы Управление росреестра по тюменской области Сша Образование Дороги Наука Санаторно-курортное лечение Выборы Жкх Больничный лист Здравоохранение Производственный травматизм Коронавирус Егэ Наркотики Мск Строительство Украина Законодательство Управление росреестра Дтп Интернет Сбербанк Семинар Праздник Кризис Соцсети Мобильное приложение Карантин Закон Дмитрий медведев Орви Санкции Обеспечение инвалидов Продукты Госуслуги Мрот Тобольск Туризм Пресс-конференция Правительство Скидки Реабилитация Материнство и детство Госдума Алкоголь Здоровье Ученые Помощь Поздравление Торговля Гибдд Социальный навигатор Долг Ишим Тюменская область Прокуратура Россия Почта Студенты Сон Возмещение расходов Убийство Погода Росреестр Космос Личный кабинет застрахованного лица Новый год Водительское удостоверение Конкурс Томск Мфц Медицина Внешняя политика Задолженность Пострадавшие на производстве Работающие пенсионеры Музей Медведев Президент Страхователи Крым Курение Уполномоченный по правам человека Пенсии Кража Психология успеха Осаго Госдума рф Главное Автомобили Исследования Материнский капитал Преступление Социальное страхование Новое в законодательстве Консультация Водитель Законопроект Суд Транспорт Страховые взносы Социальные пособия В мире Индексация Мчс Прямые выплаты пособий Полиция Тюменский росреестр Владимир якушев Кадастровая палата Инвалиды Пдд Безопасность Праздники Страховой тариф Интересное Запрет Предупредительные меры Статистика Новости Армия Почта россии Рак Мошенники Субсидия Кадастровая стоимость Водители Законы Ростелеком Смерть Трудоустройство Больничный Путин Горячая линия Охрана труда Несчастный случай на производстве Роспотребнадзор Коррупция Тюменская почта Культура Китай Тср Пособия по материнству Приметы Обеспечение Зарплата Пенсионеры Проишествие Ребенок Акция Производство Общество Египет Отдых Мвд Исследование
Все права принадлежат в полном объеме авторам соответствующих произведений Перепечатка материалов только по предварительному разрешению. Мнение редакции может не совпадать с мнением авторов.